สถานการณ์การแพร่ระบาดของไวรัสโคโรน่า หรือ โควิด-19 ส่งผลให้งานไมซ์และอีเวนต์หลายงานต้องยกเลิกหรือเลื่อนออกไปอย่างไม่มีกำหนด เช่น 2020 Tokyo Olympic ที่เพิ่งประกาศอย่างเป็นทางการว่าจะเลื่อนไปจัดในปี 2021 เทศกาลภาพยนตร์เมืองคานส์เลื่อนไปจัดในเดือนมิถุนายน เทศกาลดนตรี Cochella เลื่อนไปจัดในเดือนตุลาคม หรือเทศกาลระดับโลกอย่าง SXSW ที่ประกาศยกเลิกไปเป็นครั้งแรกในรอบ 40 ปี รวมถึงยังมีข้อจำกัดของผู้ร่วมงานที่เดินทางไปร่วมงานไม่ได้ เพราะคำสั่งห้ามเดินทาง หรือความห่วงใยต่อสุขภาพของตนเอง

แต่ใช่ว่าทุกงานจะยกเลิกหรือเลื่อนได้ งานประชุมขนาดใหญ่ที่มีผู้ชมหลักพันคนขึ้นไปอาจไม่มีทางเลือกมากนัก แต่งานขนาดกลางและเล็กอาจมีวิธีแก้ที่ดีกว่านั้น ผู้จัดงานไมซ์ยังจัดงานได้ แต่จำเป็นต้องเปลี่ยนรูปแบบสักเล็กน้อย จากงานประชุมหรืออีเวนต์ที่ต้องพบปะกันต่อหน้า เปลี่ยนมาเป็นงานประชุมหรือสัมมนาออนไลน์ที่มีหลากหลายรูปแบบให้เลือก

ขอบคุณภาพต้นฉบับจาก Salesforce

Virtual Event: จัดอีเวนต์ในโลกออนไลน์
ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีส่วนช่วยให้ชีวิตประจำวันและกิจกรรมต่าง ๆ ของมนุษย์สะดวกสบายขึ้น มันยังช่วยให้อุตสาหกรรมไมซ์มีทางไปต่อได้ในสถานการณ์ที่ไลฟ์อีเวนต์ (Live Event) ดูจะเป็นไปไม่ได้

ไม่กี่ปีที่ผ่านมา Virtual Event ได้รับความนิยมมากขึ้น ทั้งจากเทคโนโลยีที่พัฒนาขึ้น และประโยชน์จากการช่วยลดต้นทุนและเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมเพราะ Virtual Event ทำให้ทุกคนสามารถเข้าร่วมงานได้โดยไม่ต้องเดินทางมายังสถานที่จัดงาน ลดปริมาณคาร์บอนจากการเดินทาง และลดขยะที่เกิดจากการจัดงาน เมื่อสถานการณ์ไวรัสระบาดจนผู้คนออกมาพบเจอกันไม่ได้ มันจึงกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะทำให้งานประชุมและงานอีเวนต์ต่าง ๆ ดำเนินต่อไปได้

หัวใจหลักของงานประชุมและอีเวนต์ออนไลน์คือ “เทคโนโลยี” คอนเทนต์ เน็ตเวิร์กกิ้ง (Networking) และกิจกรรมต่าง ๆ ภายในงานจะส่งผ่านผู้เข้าร่วมงานผ่านทางเทคโนโลยี ผู้เข้าร่วมงานจะได้รับชมและเป็นส่วนหนึ่งของงานผ่านการสตรีมมิ่ง (Streaming) หรือสามารถมีส่วนร่วมผ่านการใช้เครื่องมือช่วย เช่น การแสดงความคิดเห็น Survey หรือ Live Polling

ตัวอย่างของอีเวนต์ที่จัดเป็น Virtual Event เช่น Salesforce World Tour Sydney Reimagined งานอีเวนต์ของแพลตฟอร์ม CRM อันดับต้น ๆ ของโลก ที่จัดงานอีเวนต์ออนไลน์เต็มรูปแบบเป็นครั้งแรกในออสเตรเลียและนิวซีแลนด์ คอนเทนต์ของงาน ตารางกิจกรรม อัปโหลดขึ้นในเว็บไซต์ของงาน ผู้เข้าร่วมงานสามารถรับชมวิทยากรพูดได้แบบเรียลไทม์ (Real-time) แบรนด์เสื้อผ้าชื่อดังอย่าง Armani ที่ต้องการเลี่ยงผู้คนจำนวนมากที่จะมาพบปะกันในงานแฟชั่นโชว์ที่มิลาน (Milan Fashion Week) ในช่วงไวรัสระบาด จึงจัดแฟชั่นโชว์เป็นไลฟ์สตรีมมิ่งให้รับชมคอลเล็กชั่นล่าสุดของแบรนด์ผ่านระบบออนไลน์ หรือ Art Basel งานอาร์ตแฟร์ชื่อดังที่หลังจากประกาศยกเลิกงานที่ฮ่องกง ก็เปลี่ยนเป็นการจัดงานผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์ในชื่อ ‘Online Viewing Room’ ให้ผู้เข้างานเปลี่ยนจากการเดินชมงานศิลปะ ณ ที่จัดงาน เป็นการชมงานผ่านระบบออนไลน์ Online Viewing Room นี้จะทำให้ผู้ชมมีส่วนร่วมกับแกเลอรี่ต่าง ๆ ได้จากทั่วทุกมุมโลก เป็นการยกระดับงานอาร์ตแฟร์ในอีกรูปแบบหนึ่ง และแกเลอรี่ต่าง ๆ ยังสามารถแลกเปลี่ยนซื้อชิ้นงานผ่านนิทรรศการออนไลน์นี้ได้อีกด้วย โดย Art Basel ยังคงรูปแบบเดิมเหมือนการจัดงาน ณ สถานที่จริง คือเปิดให้แขก VIP เข้าชมในสองวันแรก และให้สาธารณชนชมแพลตฟอร์มดิจิทัลนี้ได้ในวันที่เหลือเมื่อ 20 - 25 มีนาคม ที่ผ่านมา

ขอบคุณภาพต้นฉบับจาก Salesforce

ประโยชน์ของการจัดงานออนไลน์ในภาวะวิกฤต
ถึงแม้การจัดงานประชุมหรืออีเวนต์ออนไลน์จะทำให้ผู้เข้าร่วมงานไม่ได้พบปะกันแบบตัวต่อตัว หรือพบกับประสบการณ์หรือโอกาสใหม่ ๆ ที่เกิดขึ้นได้เฉพาะการเข้าร่วมงานในสถานที่จัดงาน แต่ Virtual Event หรืออีเวนต์ออนไลน์ก็มีข้อดีหลายประการ เช่น

1. ลดค่าใช้จ่ายบางส่วน โดยเฉพาะค่าเช่าสถานที่ การจัดงานออนไลน์ทำให้ผู้จัดงานสามารถเช่าสถานที่ที่มีขนาดเล็กลงมาได้ เพราะต้องการพื้นที่แค่สำหรับให้วิทยากรปรากฏตัวในไลฟ์สตรีมมิ่ง แทนการเช่าสถานที่ขนาดใหญ่เพื่อรองรับผู้เข้าร่วมงาน

2. เปิดโอกาสให้มีผู้เข้าร่วมงานมากขึ้น ปัญหาหลักของผู้เข้าร่วมงานในสถานการณ์โรคระบาดคือข้อจำกัดเรื่องการเดินทางการจัดงานออนไลน์ทำให้ทุกคนมีสิทธิ์เข้าร่วมงาน ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ห่างไกลขนาดไหน ขอแค่มีอินเทอร์เน็ตและอุปกรณ์ที่จำเป็นก็สามารถเข้าร่วมงานได้ ทำให้จำนวนผู้เข้าร่วมงานอาจจะมากขึ้นกว่างานประชุมที่จัด ณ สถานที่จัดงานเช่น ประชุมออนไลน์ผ่านแพลตฟอร์มของ zoom ที่มีผู้เข้าร่วมงานได้สูงสุดถึง 1,000  คน ทั้งนี้จำนวนผู้เข้าร่วมประชุมออนไลน์ขึ้นอยู่กับแพลตฟอร์มที่ผู้จัดงานใช้

3. ยั่งยืน เมื่อจัดงานออนไลน์ ผู้ร่วมงานจึงไม่ต้องเดินทาง นั่นหมายถึง ปริมาณคาร์บอนที่ลดลงจากการเดินทางทางอากาศ และคาร์บอนฟุตพรินท์ (Carbon Footprint) ที่ลดลงจากกิจกรรมต่าง ๆ ในงาน ก่อนหน้านี้มีกระแสลดการเดินทางทางอากาศเพราะเป็นต้นเหตุของการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์จำนวนมาก และงานอีเวนต์ต่าง ๆ ก็เป็นหนึ่งในสาเหตุการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์ จนวงดนตรีดังอย่าง Coldplay ประกาศยกเลิกทัวร์คอนเสิร์ต เพื่อช่วยรักษาสิ่งแวดล้อมมาแล้ว ดังนั้น จัดงานออนไลน์ก็ช่วยให้โลกร้อนน้อยลงได้

4. เพิ่มการเข้าถึง (Reach) 74% ของผู้จัดงาน เห็นว่าสื่อออนไลน์เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการทำการตลาดอีเวนต์ การจัดงานออนไลน์จึงช่วยเพิ่มการเข้าถึง เพิ่มโอกาสที่ผู้เข้าชมงานมีส่วนร่วม (Engagement) กับคอนเทนต์ออนไลน์อื่น ๆ มากขึ้น เช่น เข้าถึงหน้าโฆษณา หรือบทความต่าง ๆ ที่ปรากฏใน Landing Page ก่อนเข้าร่วมประชุมออนไลน์ หรือรับคอนเทนต์อื่น ๆ เพิ่มเติมจากการติดตาม (Subscribe) เว็บไซต์ของอีเวนต์ออนไลน์ นอกจากนี้ ผู้ที่มีส่วนร่วมกับคอนเทนต์ออนไลน์ต่าง ๆ ก่อนจะเกิดอีเวนต์ ยังจะกลายเป็นผู้ร่วมงานออนไลน์ที่พร้อมเก็บเกี่ยวข้อมูลจากงานต่อไปได้อีก

5. ปลอดภัยและดีต่อสุขภาพ งานออนไลน์ช่วยลดความเสี่ยงที่ผู้คนจะออกมาเจอกัน ผู้เข้าร่วมงานไม่ต้องเดินทางมาร่วมงาน ไม่ต้องมาถึงสถานที่จัดงานเพื่อเข้าร่วม ทำให้ลดความเสี่ยงของโรคติดต่อและลดโอกาสแพร่กระจายของโรคได้อีกด้วย

ขอบคุณภาพต้นฉบับจาก Anny Shaw แห่ง The Art Newspaper จากงาน Art Basel ฮ่องกง

จัดอีเวนต์ออนไลน์ ใช้เครื่องมืออะไรดี
มีเครื่องมือมากมายที่ผู้จัดงานใช้เป็นตัวเลือกในการจัดงานได้ โดยอาจเลือกจากตัวเลือกต่อไปนี้

1. Live Streaming ที่เป็นที่นิยมมาก ให้ผู้ชมได้รับชมวิทยากร หรือกิจกรรมต่าง ๆ ในงานได้ และผู้ชมเองก็แชร์สตรีมให้เพื่อนหรือบันทึกไว้ดูภายหลังได้ มีตัวเลือกมากมายสำหรับการจัดไลฟ์สตรีมมิ่ง เช่น Facebook Live, YouTube Live, Livestream หรือ Periscope

2. Online Networking แม้จะเจอกันต่อหน้าไม่ได้ แต่ผู้เข้าร่วมงานยังมีโอกาสสร้างเน็ตเวิร์กกิ้งกันได้ โดยผู้จัดงานอาจใช้ตัวช่วยอย่างแอปพลิเคชัน WhatsApp, Slack หรือ Yammer ให้ผู้ร่วมงานได้พูดคุยกัน

3. Mobile Event Apps หรือแอปพลิเคชันอีเวนต์บนมือถือ ที่มีข้อมูลของงานอย่างครบถ้วน และมีเครื่องมือต่าง ๆ ช่วยให้ผู้เข้าร่วมงานรับชมคอนเทนต์ หรือพูดคุยกับผู้เข้าร่วมงานคนอื่น ๆ ได้

4. Session Collaboration และ Live Polling รวมเซสชั่นเข้าด้วยกัน และจัดไลฟ์โพลลิ่ง หรือเปิดให้ผู้เข้าร่วมงานออนไลน์ได้ร่วมโหวตในหัวข้อต่าง ๆ ในงาน โดยใช้แอปพลิเคชันบนมือถือช่วยให้ผู้ร่วมงานเข้าถึงโพลได้ตลอดทั้งงานอีเวนต์ เช่น Slido

5. Virtual Meetings เหมาะสำหรับงานประชุมหรืออีเวนต์ขนาดเล็ก เช่น อีเวนต์ภายในองค์กร

ผู้จัดควรจะต้องใช้เวลาศึกษาเครื่องมือแต่ละอย่างให้ดี เพื่อหาข้อแตกต่าง ข้อดี ข้อเสีย และเลือกว่าตัวเลือกไหนเหมาะสมที่สุดสำหรับงานของคุณ นอกจากนี้ สิ่งสำคัญที่ผู้จัดงานออนไลน์ต้องใส่ใจเป็นพิเศษคือ ทำให้ผู้เข้าร่วมงานรู้สึกว่าพวกเขา “มีส่วนร่วม” ในงานอยู่เสมอ อุปสรรคหนึ่งของงานออนไลน์คือเมื่อพวกเขาไม่ได้อยู่ ณ สถานที่จัดงาน ก็อาจจะถูกรบกวนจากสิ่งต่าง ๆ รอบตัวได้ง่าย การทำให้พวกเขาสนใจ และมีส่วนร่วม เพื่อให้ติดตามคอนเทนต์ได้ตลอดและสนุกกับงานของคุณจนจบ

อุตสาหกรรมไมซ์ให้ความสำคัญกับการพบกันแบบตัวต่อตัว ซึ่งนำไปสู่การสร้างเครือข่ายในธุรกิจต่างๆ ของผู้เข้าร่วมงาน ทว่าในสถานการณ์โรคระบาดเช่นนี้ การจัดงานออนไลน์กลายเป็นอีกทางเลือกที่ผู้จัดงานไมซ์ต้องให้ความสนใจ ผู้เข้าร่วมงานอาจไม่ได้มีปฏิสัมพันธ์กันโดยตรง แต่แพลตฟอร์มออนไลน์ต่าง ๆ ยังคงช่วยให้ทั้งผู้จัดงานและผู้ร่วมงานสื่อสารกันได้อย่างต่อเนื่องและงานออนไลน์ยังไม่มีข้อจำกัดเรื่องระยะทางด้วย ไม่ว่าผู้เข้าร่วมงานจะอยู่จุดไหนบนโลกก็ยังสื่อสารแลกเปลี่ยนและสร้างเครือข่ายร่วมกันได้ และการจัดงานออนไลน์ที่เกิดขึ้นในช่วงวิกฤตโลกเช่นนี้ อาจกลายเป็นแนวทางสำคัญที่มีปรับใช้กันต่อไปในอุตสาหกรรมไมซ์ในภายหลังก็เป็นได้

แหล่งข้อมูล

- Carrigan M.,  (2020).  Art Basel launches online viewing rooms following the cancellation of its Hong Kong edition.  Retrieved on March 30, 2020, from https://www.theartnewspaper.com/news/art-basel-launches-online-viewing-rooms-following-the-cancellation-of-its-hong-kong-edition

- Hadden J. &Casado L.  (2020). Here are the latest major events that have been cancelled or postponed because of the coronavirus outbreak, including the 2020 Tokyo Olympics, the Cannes Film Festival, and the 74th Annual Tony Award.  Retrieved on March 24, 2020, from https://www.businessinsider.com/major-events-cancelled-or-postponed-due-to-the-coronavirus-2020

- Horowitz J. &Povoledo E.  (2020). Europe Confronts Coronavirus as Italy Battles an Eruption of Cases.  Retrieved on March 22, 2020, from https://www.nytimes.com/2020/02/23/world/europe/italy-coronavirus.html

- Jhala K.  (2020).  As Art Basel i Hong Kong launches online, we look at how the art market is using cyberspace to combat coronavirus.  Retrieved on March 30, 2020, from https://www.theartnewspaper.com/news/vip-virtual-viewing-rooms-and-grassroots-digital-action-how-the-art-market-is-combating-coronavirus-through-cyberspace

- Shaffer C.  (2019).  Coldplay Pause Touring Over Environmental Concerns.  Retrieved on March 22, 2020 from https://www.rollingstone.com/music/music-news/coldplay-pause-tour-environment-carbon-emissions-915764/

- Solaris, Julius.  (2020).  Event Cancellations From Coronavirus Rekindle Interest in Online Events.  Retrieved on March 22, 2020, from https://www.eventmanagerblog.com/online-events

- MICE Intelligence Center.  (2019). เพิ่มการเข้าถึงทั่วโลกด้วย VIRTUAL EVENT. เข้าถึงเมื่อ 22 มีนาคม 2563, จาก https://intelligence.businesseventsthailand.com/th/insight/virtual-event-th