ปัญหาการแพร่ระบาดของไวรัสโคโรน่า หรือโควิด-19 ยิ่งนับวันจะรุนแรงขึ้นเรื่อย ๆ งานประชุมสัมมนาหรือสถานที่ชุมนุมของคนจำนวนมากต่างต้องยกเลิก หรือปิดชั่วคราวตามมาตรการการควบคุมการระบาดของแต่ละประเทศ หลากหลายภาคส่วนได้รับผลกระทบ แน่นอนว่าอุตสาหกรรมไมซ์ ซึ่งขับเคลื่อนไปด้วยการพบปะระหว่างผู้คนจำนวนมากเพื่อจุดประสงค์ต่าง ๆ คือหนึ่งในอุตสาหกรรมที่ได้รับผลกระทบมากที่สุด หลายงานจำเป็นต้องเลื่อนการจัดงานออกไปอย่างไม่มีกำหนด และมีหลายงานที่ต้องยกเลิก แต่ผู้จัดงานไมซ์จะรับมือกับสถานการณ์ที่ต้องยกเลิกงานอย่างไร ทั้งค่าใช้จ่ายที่ต้องแบกรับ และความสัมพันธ์กับลูกค้า MICE Intelligence Center ขอเสนอ 3 แนวทางปฏิบัติ และทางเลือกต่าง ๆ ให้ผู้จัดงานไมซ์ลองนำไปปรับใช้
ขอบคุณภาพจาก Tomorrowland Globaljourney 2019
เป็นเพื่อนแท้ยามยากของลูกค้า คิดถึงความสัมพันธ์กับลูกค้ามากกว่าผลประโยชน์ระยะสั้นรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้า มากกว่าสนใจแค่เงินในการยกเลิก พยายามทำให้ลูกค้ารู้สึกว่าเราเข้าใจในสถานการณ์ และพยายามหาทางขับเคลื่อนธุรกิจร่วมกัน ลองช่วยลูกค้าหาทางออกต่าง ๆ เช่น ช่วยหาวันเวลาใหม่ที่เหมาะสมกับงาน เสนอบริการอื่น ๆ ที่ช่วยให้ลูกค้ารับมือกับการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น เช่น เสนอบริการที่ยืดหยุ่นแก่ลูกค้า หรือยกเว้นค่าธรรมเนียมบางประเภท แล้วหันไปเน้นที่การเพิ่มยอดขายในบริการอย่างอื่นแทน เมื่อลูกค้ากลับมา
อย่าลืมอัปเดตสถานการณ์ให้กับลูกค้าเสมอ รักษาการสื่อสารกับลูกค้าอย่างต่อเนื่อง เช่น นโยบายการรับมือของรัฐบาล หรือแม้กระทั้งการรับมือของบริษทคุณเอง การวางแผนโปรโมชั่นในอนาคต เป็นต้น พยายามต่อยอดบทสนทนาไปสู่การสร้างความมั่นใจ ความเชื่อมั่นและความไว้วางใจซึ่งกันและกัน
ขอบคุณภาพจาก Tico Mendoza งาน SXSW EDU 2019
ถึงเวลารื้อฟื้นความสัมพันธ์: พัฒนาฐานลูกค้าเก่า
ใช้เวลาช่วงนี้ถือโอกาสพัฒนาฐานลูกค้าเก่า ปกติผู้จัดงานมักจะยุ่งกับการจัดงานแทบตลอดทั้งปี เราอาจจะไม่ค่อยมีเวลาได้พัฒนาความสัมพันธ์ในฐานข้อมูลลูกค้าที่มีอยู่ ซึ่งช่วงนี้ถือเป็นจังหวะดีที่จะพลิกวิกฤตเป็นโอกาส ติดต่อลูกค้าในฐานข้อมูล พูดคุยกันถึงความท้าทายในปัจจุบัน และแผนการในอนาคต อย่างที่เรารู้กันว่างานไมซ์ต้องวางแผนล่วงหน้านานหลายเดือนหรือเป็นปีอยู่แล้ว บทสนทนาระหว่างกันในช่วงนี้อาจจะนำไปสู่การกลับไปสานสัมพันธ์ที่แข็งแรงในอนาคตก็เป็นได้ ซึ่งนี่อาจเป็นโอกาสดีที่คุณจะได้ทำงานเชิงรุกมากขึ้น ร่วมกันคิดวางแผนงานกับลูกค้าตั้งแต่เริ่มแรก ทำให้คุณออกแบบบริการให้แก่ลูกค้าได้อย่างเฉพาะเจาะจง มีเวลาคำนวณงบประมาณ ต้นทุน และการจัดการได้เต็มที่เกิดเป็นผลงานคุณภาพที่สามารถบอกต่อได้ในหมู่ลูกค้า
ขอบคุณภาพจาก Kumi Otani งาน SXSW 2019 Conference
อย่าลืมรักษาผลประโยชน์ของตนเอง: สัญญาที่ครอบคลุมจะทำให้คุณไม่เจ็บตัวนอกจากเรื่องความสัมพันธ์กับกลุ่มลูกค้าแล้ว การรักษาสิทธิประโยชน์ของตัวผู้จัดงานเองก็เป็นสิ่งสำคัญ Event Manager Blog ได้ยกกรณีศึกษาการรับมือของงาน Mobile World Congress ที่บาร์เซโลน่า มาเล่าถึงแนวทางปฏิบัติเพื่อป้องกันผู้จัดงานไม่ให้เสียผลประโยชน์
ประเด็นสำคัญนอกจากการทำสัญญาอย่างรอบคอบตรวจสอบสิทธิที่ผู้จัดงานจะได้รับให้ครบถ้วน ซึ่งสัญญาควรจะ “ครอบคลุม” ที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อผลประโยชน์ของการต่อรองในอนาคต และสัญญาควรระบุอย่างชัดเจนเพื่อไม่ให้ตีความคลาดเคลื่อน เช่น ระบุอัตราเงินชดเชยที่จะได้กรณียกเลิกงานภายในระยะเวลาที่กำหนด หรือหากยกเลิกงานเพราะมีผู้เข้าร่วมงานไม่ถึง 50% ของงานควรจะได้รับเงินชดเชยจากประกันเท่าใด หรืองานที่ต้องทำสัญญาระหว่างประเทศ จำเป็นที่จะต้องระบุอย่างชัดเจนว่าจะใช้กฎหมายและข้อบังคับของประเทศใดมาบังคับใช้ ผู้จัดงานไมซ์อาจจำเป็นที่จะต้องมองหาที่ปรึกษาด้านกฎหมายประจำองค์กร เพื่อตรวจสอบประเด็นนี้ให้ละเอียดถี่ถ้วนยิ่งขึ้น และป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต
ระหว่างรอให้สถานการณ์โลกดีขึ้น นอกจากผู้จัดงานไมซ์จะกลับไปรักษาฐานลูกค้าเก่า หมั่นติดต่อลูกค้าใหม่ ๆ และใส่ใจข้อกฎหมายที่เกี่ยวเนื่องกับสิทธิประโยชน์ของตนเองแล้ว อย่าลืมช่วยเหลือเพื่อนในแวดวงอุตสาหกรรมที่กำลังประสบปัญหาเดียวกัน แลกเปลี่ยนคำแนะนำและข้อมูลที่จำเป็น เพื่ออุตสาหกรรมไมซ์ไทยจะได้ผ่านอุปสรรคนี้ด้วยกันได้อย่างเข้มแข็ง
แหล่งข้อมูล:
