เรื่องของการจัดรูปแบบห้องคงเป็นเรื่องที่ชวนปวดหัวหนึ่งสำหรับผู้จัดงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งงาน Conference ที่เน้นการนำเสนอเนื้อหาสาระให้กับผู้เข้าร่วมงาน ดังนั้น ผู้จัดงานจึงจะต้องเตรียมความพร้อมเเละสร้างบรรยากาศเพื่อให้เกิดการเรียนรู้ หรือเอื้อให้เกิดการเเสดงความคิดเห็น (Learning Environment) ระหว่างผู้เข้าร่วมงานกับ Speaker หรือผู้เข้าร่วมงานด้วยกันเอง

การจัดรูปแบบห้องในเเบบเดิมหรือที่เราเรียกกันติดปากว่า Lecture-style Meeting นั้น ในปัจจุบันอาจจะเรียกได้ว่าเชยไปเสียเเล้ว รวมถึงยังสร้างความขยาดให้กับใครบางคน ที่มองว่ารูปแบบนี้มันช่างเหมือนได้ย้อนกลับไปตอนที่เราเรียนอยู่ซะเหลือเกิน ลองนึกดูว่าหากคุณเป็นผู้เข้าร่วมงานเเล้วเดินเข้าไปในห้องสัมมนา สิ่งแรกที่เห็นคือ เก้าอี้หรือโต๊ะที่ถูกจัดวางเป็นเเถว ๆ เเล้วมี Podium สำหรับ Speaker วางอยู่ตรงหน้า ในหัวของคุณก็คงจะคิดไว้แล้วว่าจะต้องมานั่งฟัง Lecture เหมือนตอนที่เรียนมหาลัยแน่ ๆ

ดังนั้น ผู้จัดงานจึงมีความพยายามที่จะเปลี่ยนแปลงเเละนำเสนอรูปแบบของการจัดวางองค์ประกอบต่าง ๆ ในห้องสัมมนาให้มีความแปลกใหม่ เพราะมันคือการสร้างความรู้สึกแรกให้กับผู้เข้าร่วมงาน (First Impression) คิดดูว่าหากคุณเดินเข้าไปเเล้วพบกับเก้าอี้ที่จัดเป็นแบบวงกลม มีเวทีตรงกลาง (fishbowl-style) หรือรอบ ๆ มี Flip Chart พร้อมกับ Post-it หลากสี ความรู้สึกมันก็คงจะแปลกไป เเละยากที่จะคาดเดาได้ว่ารูปแบบของกิจกรรมจะเป็นอย่างไร ผลที่ออกมาคือ อามรมณ์ความตื่นเต้นที่จะได้เจอกับประสบการณ์ใหม่ ๆ  ความรู้สึกของการอยากมีส่วนร่วม และอยากเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรม

การสร้างบรรยากาศให้สมองเราอยากทำงาน - ซึ่งผลของงานวิจัยหลากหลายแห่งก็พบว่า บรรยากาศเเบบธรรมชาติ ต้นไม้รอบ ๆ หญ้าสีเขียว นี้เเหละที่เหมาะกับบรรยากาศของการเรียนรู้มากที่สุด เเต่คงจะเป็นไปได้ยากที่จะให้ไปจัดการประชุมกันนอกสถานที่ ดังนั้น เมื่อเราไม่สามารถพาผู้เข้าร่วมงานออกไปได้ การสร้างบรรยากาศ หรือจำลองสภาพเเวดล้อมในรูปแบบ Green Space จึงเป็นเเนวทางที่ผู้จัดงานใช้กันในปัจจุบัน เช่น การเพิ่มสิ่งของที่มีสีเขียว การปูหญ้าเทียมในบางส่วนของพื้นที่การจัดประชุม เป็นต้น

ท้ายสุด รูปแบบการจัดห้องประชุมก็ไม่ได้มีลักษณะที่ตายตัว มันขึ้นอยู่กับบริบทหรือปัจจัยอื่น ๆ เช่น Profile ผู้ร่วมงาน ขนาดห้องประชุม จำนวน หรือแม้กระทั้ง Theme งานที่ได้ถูกกำหนดไว้ ทั้งนี้ ผู้จัดงานก็จะต้องพิจารณาถึงความเหมาะสม เทรนด์หรือกระแสของการจัดรูปแบบการประชุมก็มีอยู่มากมาย เราอาจจะเริ่มต้นด้วยการ search หาแรงบรรดาลใจใน internet หรือจะลองหา reference ที่เราสามารถนำมาปรับใช้กับงานประชุมของเราได้ง่าย ๆ