ทริปองค์กรญี่ปุ่นที่มีวาระประชุมคั่นกลาง มักสะดุดจุดเดียวกัน คือหาโรงแรมที่มีห้องประชุมได้ไม่ยาก แต่ห้องที่ใช้งานได้จริงตามรูปแบบงานอาจมีเพียงหนึ่งหรือสองตัวเลือกในโรงแรมทั้งหลัง และใบเสนอราคาบางแห่งคิดเป็นรายชั่วโมงหรือช่วงเวลาที่กำหนด ไม่ใช่แพ็กเกจครึ่งวันที่เอาไปเทียบกันได้ทันที

ไฮไลท์:

• กรอบที่ใช้ได้จริงคือเริ่มค้นหาและถือห้อง 2–4 เดือนก่อนวันประชุม และขยับให้เร็วขึ้นเมื่อเป็นช่วงความต้องการสูง งานมีหลายห้อง หรือจำนวนคนยังแกว่ง

• คำว่าโรงแรมมีห้องประชุมยังไม่พอสำหรับอนุมัติงาน ต้องถามต่อว่าเพดานสูงพอไหม มีเสาบังจอไหม หรี่ไฟแยกโซนได้ไหม อินเทอร์เน็ตรองรับประชุมทางไกลไหม และมีเวลาเซ็ตกับซ้อมก่อนแขกเข้าเท่าไร

• เลือกผังห้องจากพฤติกรรมที่ต้องเกิดในห้อง ไม่ใช่จากจำนวนเก้าอี้สูงสุด classroom เหมาะกับการจดและใช้ laptop, U-shape เหมาะกับวงอภิปราย, theater เหมาะกับการฟัง, cabaret เหมาะกับ workshop ที่ต้องคุยเป็นกลุ่ม

• ความจุจริงลดลงเมื่อเพิ่มเวที โต๊ะควบคุม กล้อง ทางเดิน หรือพื้นที่ล่าม

• ถ้าประชุมแล้วต่อด้วยมื้อพิเศษในโรงแรมเดียวกัน ต้องถามว่าห้องประชุมกับ banquet ใช้ครัว ทางเดิน หรือพนักงานชุดเดียวกันหรือไม่ การเปลี่ยนห้องจาก classroom เป็น dinner setup ในเวลาสั้นอาจทำไม่ได้แม้พื้นที่ดูใหญ่พอ

• ห้ามจบ session เวลาเดียวกับรถออก ต้องมี buffer เป็นบรรทัดจริงใน run sheet เพราะยังมีช่วงเก็บของ เข้าห้องน้ำ เช็กสมาชิก และส่งอุปกรณ์กลับ

ข้อมูลเพิ่มเติม

สิ่งที่ฝ่าย HR ควรล็อกให้ครบก่อนขอราคา คือ เป้าหมายการประชุม จำนวนคนจริง ผังห้อง เวลาเข้าเซ็ต เวลาเริ่มและจบ อุปกรณ์ ระบบประชุมทางไกล อาหารว่าง และเวลารื้อ เมื่อส่งข้อมูลชุดนี้พร้อมกัน โรงแรมจึงตอบได้ว่าห้องนี้ทำงานได้จริงหรือไม่ แทนการตอบเพียงว่าห้องยังว่าง และการใช้ brief ฉบับเดียวกันถามหลายโรงแรมช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อเทียบข้อเสนอได้โดยไม่หลงกับชื่อแพ็กเกจ

ประเภท: Incentive Travel / MICE Tour
เหมาะสำหรับ: ฝ่าย HR ฝ่ายจัดซื้อ และผู้จัดงานที่ต้องวางประชุมคั่นในทริปต่างประเทศ

ติดต่อ: BENS DVA
Tel: 065-459-5565
Email: [email protected]
Line : https://line.me/ti/p/@bens

อ่านคู่มือเต็มเรื่องห้องประชุมโรงแรมญี่ปุ่นและไทม์ไลน์ตั้งแต่ 4 เดือนถึงสัปดาห์สุดท้าย: คู่มือห้องประชุมโรงแรมญี่ปุ่นสำหรับทริปองค์กร

ดูเพิ่มเติม: incentivejapan.in.th