การจัด Corporate Meeting หรือการประชุมองค์กรในยุคนี้ ไม่ได้จำกัดอยู่แค่การจองห้องประชุมและเตรียมกาแฟอีกต่อไป โดยเฉพาะเมื่อสเกลของงานใหญ่ขึ้น ความคาดหวังสูงขึ้น และเทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญ

หลายองค์กรอาจลังเลระหว่างการใช้ทีมภายใน (In-house) เพื่อประหยัดงบประมาณ หรือการจ้างมืออาชีพอย่าง PCO (Professional Conference Organizer) เข้ามาดูแล

ลองมาเช็กลิสต์สัญญาณเตือนเหล่านี้กันดูครับ ถ้างานประชุมครั้งต่อไปของคุณมีลักษณะตรงกับข้อใดข้อหนึ่ง... นี่อาจเป็นเวลาที่คุณควรเรียกใช้ผู้เชี่ยวชาญ

The PCO Checklist: สัญญาณที่บอกว่า "งานนี้... มืออาชีพต้องเข้า"

ลองประเมินงานประชุมครั้งถัดไปของคุณ แล้วติ๊กถูกในข้อที่ตรงกับแผนของคุณ

• [ ] 1. สเกลผู้เข้าร่วมงาน (Number of Attendees)
  งานของคุณมีผู้เข้าร่วมเกิน 100 คนขึ้นไปหรือไม่? ยิ่งคนมาก ความซับซ้อนในการลงทะเบียน (Registration), การจัดการที่นั่ง, อาหารและเครื่องดื่ม (Catering) และการจัดการคิว จะยิ่งทวีคูณ
• [ ] 2. ต้องใช้เทคโนโลยี Hybrid หรือ Virtual
  จำเป็นต้องมีการถ่ายทอดสด (Live Streaming) ไปยังผู้ร่วมงานทางไกลหรือไม่? ต้องใช้แพลตฟอร์มสำหรับการมีส่วนร่วม (Interactive Platform) หรือระบบแปลภาษา (Simultaneous Interpretation) หรือไม่? 
• [ ] 3. มีวิทยากร (Speakers) จากต่างประเทศ
  นี่ไม่ใช่แค่เรื่องการจองตั๋วเครื่องบิน แต่รวมถึงการจัดการเรื่องวีซ่า, การเดินทาง, ที่พัก, การประสานงานเรื่องเทคนิคการนำเสนอ และการดูแลอำนวยความสะดวกระดับ VIP เพื่อให้ Speaker คนสำคัญของคุณประทับใจ
• [ ] 4. ต้องจัดแสดงนิทรรศการ (Exhibition) ควบคู่
  เมื่องานประชุมของคุณไม่ได้มีแค่การบรรยาย แต่มีส่วนของ Exhibition หรืองานแสดงสินค้าเข้ามาเกี่ยวข้อง นั่นหมายถึงการจัดการพื้นที่บูธ, การบริหารผู้สนับสนุน (Sponsors), และการจัดการโลจิสติกส์ ในการขนส่งอุปกรณ์
• [ ] 5. มีวาระประชุมย่อย (Breakout Sessions) หลายห้อง
  การที่ต้องมีหลาย Session เกิดขึ้นพร้อมกัน (Multiple Tracks) หมายถึงการบริหารจัดการทรัพยากรที่ซับซ้อน ทั้งห้อง, อุปกรณ์ AV, และการจัดสรรเวลา (Agenda Management) ให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น ไม่มี Session ไหนล่มกลางคัน
• [ ] 6. มีการจัดงานเลี้ยง (Gala Dinner หรือ Networking Event)
  หากงานประชุมของคุณรวมถึงงานเลี้ยงเย็น, งาน Gala Dinner, หรือปาร์ตี้ Networking นั่นคืองาน Event อีกงานหนึ่งที่ซ้อนเข้ามา ซึ่งต้องการการวางแผนด้านสถานที่, ธีมงาน, ความบันเทิง และอาหาร ที่แตกต่างจากการประชุมตอนกลางวันโดยสิ้นเชิง
• [ ] 7. เป็นงานสำคัญที่ต้อง "ไร้ที่ติ" (High-Stakes Event)
  นี่คืองานประชุมผู้ถือหุ้น (AGM), งานเปิดตัวผลิตภัณฑ์สำคัญ, หรือการประชุมระดับภูมิภาคที่ผู้บริหารระดับสูงจับตามอง ความผิดพลาดเพียงเล็กน้อยอาจส่งผลกระทบต่อภาพลักษณ์ขององค์กรอย่างรุนแรง

สรุปคะแนน: คุณติ๊กถูกไปกี่ข้อ?

นับดูสิครับว่าคุณติ๊กไปกี่ข้อ?

หากคุณติ๊กถูกเกิน 3 ข้อ นั่นคือสัญญาณชัดเจนว่างานของคุณมีสเกลที่ใหญ่และซับซ้อนเกินกว่าทีมภายในจะรับมือไหว เพราะ การวางแผนงาน Conference ใหญ่ๆ นั้นซับซ้อนกว่าแค่การจองห้องประชุม การเลือกใช้บริการ PCO (Professional Conference Organizer) จึงเป็นคำตอบที่จะช่วยการันตีความสำเร็จ

การจ้าง PCO ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น แต่คือการ "ลงทุน" เพื่อ:

• ลดความเสี่ยง: จากความผิดพลาดที่คาดไม่ถึงหน้างาน
• ประหยัดเวลา: ของทีมงานภายใน ให้ไปโฟกัสกับเนื้องานหลัก
• ควบคุมงบประมาณ: ด้วยการบริหารจัดการ Supplier อย่างมีประสิทธิภาพ
• สร้างประสบการณ์: การประชุมที่น่าประทับใจและบรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจได้อย่างแท้จริง

ให้ BENS MICE เป็นพาร์ทเนอร์ความสำเร็จของคุณ

ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านการเดินทางและจัดงาน MICE ครบวงจร (One-Stop Service) BENS MICE พร้อมเป็น PCO มืออาชีพที่ช่วยดูแลทุกความซับซ้อนของการจัดงาน Conference และ Corporate Meeting ของคุณ ด้วยจุดเด่นด้านความยืดหยุ่นสูง เราสามารถออกแบบโปรแกรมให้ตอบโจทย์และงบประมาณของคุณได้อย่างสมบูรณ์แบบ

ติดต่อทีมงานผู้เชี่ยวชาญของเราเพื่อรับคำปรึกษาและข้อเสนอพิเศษ:

• โทร: 065-459-5565
• อีเมล: [email protected]
• เว็บไซต์: bensmice.com